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RavenDesk - Aide

Installation

Pour installer RavenDesk, il suffit de cliquer sur “Installer maintenant” sur le lien suivant link, patientez quelques secondes pour que la procédure d'installation démarre, puis cliquez sur “Ouvrir”.

Si le runtime Adobe® AIR™ n'est pas présent dans le système, la procédure automatique d'installation permettra d'effectuer le téléchargement requis avant de procéder à l'installation du logiciel.

Pour en savoir plus, vous pouvez contacter le support technique à l'adresse support@airtelco.com qui vous répondra dans les plus brefs délais.

Interface du logiciel

L'interface est structurée comme suit :

En haut, à gauche, le menu Expéditeur permet d’ajouter l'expéditeur des messages.

Juste au-dessous, le cadre vous sert à ajouter le texte du message.

Dans le cadre juste au-dessous appelé “SMS”, vous pouvez ajouter les données dans un contact temporaire, à savoir un contact auquel vous adresserez exclusivement ce message unique sans que le contact ne soit ajouté à votre rubrique.

Le cadre SMS est utile si vous voulez envoyer un SMS rapidement, sans ajouter le contact dans la rubrique.

En haut, à droite, vous pouvez accéder aux fonctionnalités principales de la rubrique. Grâce au menu déroulant, vous pouvez accéder directement aux groupes de la rubrique. Dans la grille située en bas, vous verrez les contacts qui font partie de la rubrique.

Juste au-dessous, une zone de saisie vous permet de faire des recherches dans la rubrique. Le bouton “Rechercher” vous permet de lancer la recherche, le bouton “Sélectionner” vous permet de sélectionner tous les contacts alors présents dans la grille et le bouton Supprimer permet d’annuler définitivement les contacts sélectionnés précédemment.

En bas, à droite, au-dessous de la rubrique, vous verrez un tableau contenant l’historique des envois. Ce tableau indiquera la date et l’heure d’envoi, le nom de l’expéditeur (si vous en avez associé un), le nombre total de messages, le nombre de messages dont l’envoi a réussi et le nombre de messages dont l’envoi a échoué. À la droite de la ligne, vous verrez toujours une flèche bleue ; si vous cliquez dessus, vous visualiserez les détails de l’envoi.

Dans la partie inférieure de l'interface, une barre de progression s’allumera au cours des envois. Elle indiquera l’état du processus d'envoi de SMS. À la droite de la barre, vous verrez l’état de la connexion Internet.

L’état de la connexion est évalué automatiquement par le logiciel qui vérifie l’accessibilité de la passerelle AirTelco.

Configuration du logiciel

Au premier lancement, le logiciel vous présentera l’assistant de configuration dans lequel vous ajouterez les données permettant une bonne utilisation du logiciel :

  • Nom utilisateur et mot de passe (des données que vous aurez reçues après avoir demandé l'activation du service)
  • Expéditeur de vos messages (Par exemple, votre nom, votre numéro de téléphone ou le nom de la votre entreprise)
  • Importer une rubrique (Pour en savoir plus sur l'import d'une rubrique, consultez la section “rubrique”)

Si vous voulez relancer l’assistant de configuration, il suffit de cliquer sur Fichier→Configuration.

Nom utilisateur et mot de passe

Le nom utilisateur et le mot de passe sont présents dans le courriel d'activation que vous aurez reçu après avoir effectué l'inscription gratuite au service de SMS.

Rappelez-vous d'ajouter le Nom utilisateur et le Mot de passe indiqués dans le courriel d'activation

Vous pourrez ajouter les données d'accès directement au cours de l'assistant de configuration ou bien en cliquant sur Fichier→Nom utilisateur et mot de passe.

Si vous avez oublié votre nom utilisateur et mot de passe, vous devez contacter le support technique à l'adresse électronique support@airtelco.com ou utiliser le bouton “j’ai oublié mes données…” directement au niveau de la fenêtre de connexion et mot de passe du logiciel.

Expéditeur des messages

L'expéditeur des messages est l'en-tête avec laquelle les SMS arriveront sur tous les téléphones portables des destinataires. Vous pouvez paramétrer l’expéditeur des messages en le précisant dans le rectangle en haut à gauche.

L'expéditeur du message peut contenir exclusivement des caractères alphanumériques et ne peut pas dépasser les 11 caractères

Enregistrer un expéditeur

Pour pouvoir utiliser un expéditeur pour plusieurs envois successifs, sans le réécrire, vous devez l’enregistrer. Pour ce faire, vous devez cliquer sur

Composition → Gestion des expéditeurs → Ajouter un expéditeur, puis indiquez le nom de l’expéditeur à enregistrer et cliquez sur “Sauvegarder”.

Une fois enregistré, l'expéditeur sera disponible directement à partir du menu déroulant en haut à gauche.

Modifier un expéditeur enregistré

Pour pouvoir modifier un expéditeur enregistré précédemment, il faut cliquer sur Composition → Gestion des expéditeurs → Modifier l'expéditeur, puis effectuer un double clic sur l’expéditeur à modifier et indiquer le nouvel expéditeur, le sélectionner et cliquer sur “Modifier la sélection”.

Annuler un expéditeur enregistré

Pour pouvoir annuler un expéditeur déjà enregistré, il faut cliquer sur Composition → Gestion des expéditeurs → Annuler l’expéditeur, puis cocher les expéditeurs que vous voulez supprimer et cliquer sur “Supprimer la sélection”.

Modèles SMS

Un modèle SMS est un texte que l’on peut enregistrer dans le logiciel pour pouvoir le réutiliser dans le futur pour d'autres envois.

Enregistrer un modèle de SMS

Pour créer un nouveau modèle, il faut cliquer sur “Composition → Gestion des modèles SMS” ou bien directement sur son icône située à côté du menu de sélection des expéditeurs. Une fenêtre dans laquelle vous pourrez écrire le nom et le texte du nouveau modèle s'affichera. En cliquant sur “Sauvegarder”, le modèle sera sauvegardé.

Pour enregistrer comme modèle le texte d'un SMS que vous venez d’envoyer et donc encore présent dans l’espace dédié au texte du message, il faut cliquer sur “Gestion des modèles”, ajouter un nom pour le modèle, puis cliquer sur “Sauvegarder”.

Charger un modèle de SMS

Pour charger un modèle enregistré précédemment, il faut aller dans “Composition → Gestion des modèles de SMS”, puis sélectionner le modèle que vous souhaitez charger de la liste à gauche et cliquer sur “Charger”

Supprimer un modèle de SMS

Pour supprimer un modèle de SMS, il faut cliquer sur “Composition → Gestion des modèles de SMS”, cochez le modèle que vous voulez supprimer, puis cliquez sur “Supprimer”.

Rubrique

La rubrique contiendra les informations relatives à vos contacts et sera organisée en groupes. Dans le détail, les informations que l’on peut associer à un contact sont :

  • Nom
  • Prénom
  • Numéro de téléphone
  • Date de naissance
  • Sexe
  • Groupes d'appartenance

Un contact fera automatiquement partie du groupe “Tous” et, en fonction du sexe, il fera partie du groupe « Hommes » ou « Femmes ».

Le numéro de téléphone doit absolument contenir le préfixe international, par exemple pour l'Italie +39, l’Espagne +34, l’Angleterre +44, etc.

Importer une rubrique

Dans sa version actuelle, le logiciel RavenDesk permet d’importer de nouveaux contacts sur la base d'une feuille Excel, CSV ou une liste de numéros de téléphone classés en colonne dans un fichier texte (.txt). En cliquant sur “Gestion de la rubrique → Importer une rubrique”, la fenêtre d’importation s’affichera. Vous trouverez trois liens qui vous permettront de charger trois exemples respectifs de rubriques au format supporté.

Une fois votre rubrique créée, cliquez sur “Feuilleter” et sélectionnez le fichier contenant vos contacts et cliquez sur “Importer”.

Attendez que le logiciel fasse les contrôles sur tous les champs de la rubrique et importe chaque contact dans la rubrique locale.

La procédure d’import peut durer quelques secondes ou quelques minutes, en fonction du nombre total de contacts et du type de fichier sélectionné

Si le logiciel contient déjà une rubrique, les nouveaux contacts importés seront ajoutés sans remplacer ou annuler les contacts précédents.

Options d'importation

Avant la phase d'import, on peut renseigner des options permettant des actions que le logiciel effectuera automatiquement au cours du processus d'évaluation des contacts et d'importation. Les options qui sont ainsi disponibles sont visibles dans le cadre “Paramètres d'import” :

  • Omettre la première ligne du fichier

En sélectionnant cette option, la première ligne du fichier sera omise au cours du processus d’import. Cela s’avère utile lorsque la première ligne ne contient pas des contacts, mais, par exemple, l’en-tête des colonnes.

  • Ajouter automatiquement le préfixe international

En sélectionnant cette option, le préfixe international donné dans l'espace à côté sera automatiquement ajouté à tous les numéros de téléphone présents dans la rubrique. Le préfixe international, actuellement indiqué, est modifiable au besoin, notamment en fonction du pays d'origine des numéros de téléphone

  • Contrôler les contacts dupliqués

En sélectionnant cette option, le contrôle des contacts dupliqués sera automatiquement effectué.

L'option de contrôle contacts dupliqués est activée par défaut.

En cas de contacts dupliqués, une fenêtre indiquant les contacts dupliqués s'affichera. Elle indiquera le nombre de fois où ils apparaissent dans la rubrique. Vous pourrez ensuite sélectionner les contacts à supprimer.

Recherche dans la rubrique

Pour faire une recherche dans la rubrique, il faut simplement écrire le numéro de téléphone ou une partie du numéro de téléphone, un nom, un prénom dans la zone située à côté du bouton “Rechercher”, puis cliquer sur “Rechercher”. La rubrique ne contiendra que les contacts correspondant aux critères de recherche. Pour visualiser à nouveau tous les contacts, il faut les sélectionner dans le menu “Groupes” ou bien annuler le critère de recherche, puis cliquer sur “Rechercher”.

Rappelez-vous que la recherche sera effectuée dans le groupe sélectionné

Ajouter un nouveau contact

Pour ajouter un nouveau contact, sans effectuer aucun import de fichier externe, vous devez cliquer sur “Gestion rubrique → Ajouter un contact”. Une fenêtre qui vous permettra d'ajouter les informations concernant ce contact s'affichera. En cliquant sur “Sauvegarder”, le nouveau contact sera ajouté à la rubrique.

Modifier un contact

Pour modifier un contact, il faut faire un double clic sur le contact dans la rubrique. Une fenêtre contenant les informations relatives au contact s'affichera. Elle vous permettra de modifier les données du contact. Vous devrez ensuite cliquer sur “Sauvegarder” pour enregistrer les modifications effectuées.

Créer un nouveau groupe

Pour créer un nouveau groupe, il suffit de cliquer sur “Gestion de la rubrique → Groupes → Ajouter un groupe”, d'ajouter le nom du nouveau groupe et de cliquer sur “Sauvegarder”. Le nouveau groupe sera disponible à partir du menu “Groupes” en haut à droite.

Modifier un groupe

Pou modifier un groupe existant, il faut cliquer sur “Gestion de la rubrique → Groupes → Modifier le groupe”, puis sur le groupe à modifier, cochez-le et cliquez sur “Modifier les groupes sélectionnés”.

Supprimer un groupe

La suppression d'un groupe se fait en cliquant sur “Gestion de la rubrique → Groupes → Supprimer le groupe”, puis en cochant les groupes à supprimer et cliquez sur “Supprimer les groupes sélectionnés”.

Ajouter un contact à un groupe

Pour pouvoir ajouter un contact existant à un groupe déjà présent dans la rubrique, il faut sélectionner le contact dans la rubrique en le cochant, puis cliquer sur le bouton “Ajouter au groupe” qui apparaîtra au-dessous de la grille de la rubrique.

Supprimer des contacts

Pour supprimer un ou plusieurs contacts de la rubrique, vous devez cocher les contacts que vous voulez supprimer, puis cliquer sur le bouton “Supprimer”.

Une fois les contacts éliminés, vous ne pourrez plus les récupérer.

Le texte du message

Le texte du message peut être un SMS simple c'est-à-dire un texte composé de caractères et de chiffres d'une longueur maximale de 160 caractères. Il peut être composé de plus de 160 caractères, il s'agira dans ce cas d'un long SMS (LONG). Mais il peut également contenir des caractères qui ne font pas partie de l'alphabet standard GSM, comme par exemple les idéogrammes japonais, les caractères cyrilliques, etc. Dans ce cas, le message sera de type Unicode (UCS). Par leur nature, les messages unicode ne peuvent pas excéder 70 caractères. Enfin, on peut avoir des messages unicode de plus de 70 caractères et, dans ce cas, il s'agira de messages de type long Unicode (LUCS).

On peut changer le type de SMS directement dans le menu déroulant du cadre “SMS”.

Si vous voulez ajouter un texte de plus de 160 caractères, le logiciel modifiera automatiquement le type du message et cette modification sera visible dans le cadre “SMS”.

Si vous ajoutez des caractères non admis par l'alphabet GSM, le logiciel ne changera pas automatiquement le type du message et au cours de la phase d'envoi, une erreur sera généré. Le message reçu peut également être illisible. C'est la raison pour laquelle, il est important d'évaluer attentivement le texte que l'on ajoute.

Variables

Dans le texte de chaque SMS, on peut ajouter des variables. Les variables se caractérisent par un chiffre contenu entre deux accolades. Les variables disponibles sont :

  • {0}

Prénom du contact auquel on expédie le message

  • {1}

Nom du contact auquel on expédie le message

  • {2}

Numéro de téléphone du contact

  • {3}

Date de naissance du contact

Au cours de la phase d'envoi, le logiciel remplacera automatiquement ces variables par les informations du contact contenues dans la rubrique.

Exemple, supposons que le contact suivant est présent dans la rubrique avec les informations suivantes :

Prénom : Mario

Nom : Rossi

Téléphone : +3911111111

Date de naissance : 11/12/70

En ajoutant le texte suivant :

Bonjour {0} {1} votre numéro {2} a été tiré au sort dans le cadre du concours. Félicitations, contactez-nous pour savoir comment obtenir votre lot.

Le destinataire recevra le message modifié suivant :

Bonjour Mario Rossi, votre numéro +3911111111 a été tiré au sort dans le cadre du concours. Félicitations, contactez-nous pour savoir comment obtenir votre lot.

Vous devez toujours vérifier que les informations que vous voulez ajouter dans le texte à l'aide des variables soient disponibles dans la rubrique

Envoyer un SMS

Une fois l’expéditeur du message renseigné et le texte du SMS saisi, il faut sélectionner un contact dans la rubrique ou bien ajouter le numéro du destinataire dans le cadre “SMS”.

Pour effectuer l’envoi, cliquez sur le bouton “Envoyer!” en bas à droite. Vous visualiserez la fenêtre “Détail de l’envoi”. Elle fait un récapitulatif du message que vous êtes sur le point d’envoyer. Dans cette fenêtre, vous pouvez donner un nom à l’envoi que vous effectuez pour vous permettre de la retrouver plus facilement par la suite. Pour finir, pour confirmer l'envoi, cliquez sur “Confirmer et envoyer maintenant”.

Si l'audio est actif, à la fin de l’envoi, le logiciel émettra une sonnerie et affichera un message indiquant que l’envoi a réussi. Dès lors, votre envoi sera présent dans l' “historique des envois” et, en cliquant sur la flèche bleue, dans l'historique, au niveau de l'envoi effectué, une fenêtre contenant les détails de votre envoi s'affichera.

Envoyer un seul SMS en 4 étapes!

Les 4 étapes pour envoyer un SMS unique :

  1. Indiquer l' expéditeur en haut à gauche
  1. Rédiger il texte du message dans le cadre situé sous le champ expéditeur
  1. Inscrire le numéro du destinataire dans le champ “Numéro” dans le cadre “SMS”
  1. Cliquer sur “Envoi!” et “Confirmer et envoyer maintenant”

Envoi à plusieurs contacts

Comme pour l'envoi d'un SMS unique, pour faire un envoi à plusieurs contacts, il faut renseigner l'expéditeur du message, le texte du message et sélectionner les contacts dans la rubrique. La sélection des contacts peut être effectuée de différentes façons, selon vos besoins, en recherchant, par exemple, les contacts contenant un nom donné, un préfixe téléphonique donné en sélectionnant un groupe dans le menu en haut à droite.

Une fois les contacts ou le groupe de contacts auxquels vous voulez adresser le message choisis, cliquez sur le bouton “Sélectionner”, juste au-dessous de la rubrique. Les contacts sélectionnés se caractérisent par le pointeur présent dans la colonne de gauche.

À ce stade, cliquer sur le bouton “Envoyer !”, en bas à droite. La fenêtre “Détail de l’envoi” s'ouvrira. Sélectionner un nom pour l’envoi et cliquer sur “Confirmer et envoyer maintenant”.

Au terme de la phase d'envoi, l’envoi sera disponible dans l'“Historique des envois”. Pour visualiser les détails, il faudra cliquer sur la flèche bleue.

Envoi en 6 étapes!

Les 6 étapes pour effectuer un envoi à plusieurs contacts :

  1. Ajouter l'expéditeur dans le champ en haut à gauche
  1. Ajouter le texte dans le champ situé sous l'expéditeur
  1. Sélectionner les contacts de la rubrique sur la droite (bouton “Sélectionner”)
  1. Cliquer sur le bouton “Envoyer!” en bas à droite
  1. Contrôler dans “Détail envoi” que le texte soit correct
  1. Cliquez sur le bouton “Confirmer et envoyer maintenant”

Historique des envois

Le cadre “Historique des envois” contient une liste de tous les envois effectués via le logiciel sur votre ordinateur. La grille de l'historique se compose de 8 colonnes, dans le détail, elle contient :

  • Date

Date à laquelle l'envoi a été fait

  • Nom

Nom qui a été attribué à l’envoi

  • Qualité

Qualité ayant caractérisé l’envoi

  • Nomb. SMS

Nombre total des SMS envoyés

  • Succès

Nombre de SMS envoyés avec succès

  • Erreur

Nombre de SMS ayant généré une erreur

  • Flèche bleue

Bouton permettant de visualiser les détails d'envoi

  • X rouge

Bouton permettant de supprimer l’envoi de l'historique

Une fois qu'un envoi est supprimé de l'historique, on ne peut pas la récupérer et on ne peut pas non plus récupérer la bonne valeur des statistiques d'envoi disponibles du logiciel. Nous vous conseillons donc de l'annuler si vous êtes certains de ce que vous faites.

Le nom de l’envoi par défaut est “Envoi-date-et-heure”. Il peut être modifié via la fenêtre “Détail envoi” qui s'affiche lorsqu'on clique sur le bouton “Envoi!”

Détails envoi

En cliquant sur la flèche bleue dans l'historique des envois, la fenêtre contenant les détails de l'envoi effectué s'affichera. La fenêtre se compose d'une grille à 4 colonnes ; dans le détail, elle contient :

  • Téléphone portable

Numéro de téléphone auquel le message a été envoyé

  • Expéditeur

Expéditeur du message

  • Texte

Texte du message

  • Etat

Etat du message (Attente, Livré, Erreur)

En bas, à droite, un compteur indique le nombre total de messages présents. Les messages d'erreur seront matérialisés en rouge tandis que les messages dont la livraison a réussi seront matérialisés en vert.

En bas, à gauche, une zone permet de saisir des critères de recherche permettant de retrouver facilement des messages faisant partie de la liste.

Statistiques

Le logiciel permet de visualiser des statistiques graphiques par année, mois et jour.

En sélectionnant l'année dans le menu en haut à gauche, le graphique sectoriel sera modifié sur la base des mois où des envois ont été effectués. En cliquant sur le mois dans le graphique sectoriel, les statistiques journalières dans l'histogramme du bas s'afficheront. En déplaçant la souris sur un jour donné, le nombre exact de messages dont l'envoi a réussi pour ce jour donné s'affichera.

Mises à jour du logiciel

RavenDesk possède un système de mise à jour automatique qui simplifiera la procédure de mise à jour du programme après la sortie d'une version par l'équipe d'AirTelco. Lors de chaque démarrage, le logiciel contrôlera automatiquement la présence de nouvelles versions et vous demandera si vous voulez faire la mise à jour.

On peut créer de nouvelles mises à jour, y compris manuellement en cliquant sur “Fichier → Mises à jour”

Vous pouvez faire une mise à jour logicielle directement par le site Internet, en suivant la même procédure que celle de l'installation.

Contrôle du crédit

Pour contrôler le crédit restant, il suffit de cliquer sur “Fichier → Contrôle crédit” le logiciel ouvrira une fenêtre qui affichera le crédit restant exprimé dans la valeur que vous aurez choisie lors de l'activation. Si le nom utilisateur et le mot de passe saisis étaient erronés, le système indiquerait un crédit égal à zéro.

Vous pouvez par ailleurs contrôler le crédit en accédant directement à l'espace réservé.

ravendesk_help_fr.txt · Last modified: 2012/02/14 16:40 (external edit)
 
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